Secrtaire d'cole ou de centre

Rgulier temps plein

35 heures par semaine

Centre des carrires Western Qubec

Nous, la commission scolaire de Western Quebec, reconnaissons que les terres sur lesquelles nous vivons, apprenons et travaillons sont le territoire traditionnel non cd des peuples algonquins Anishinaabe. Nous les remercions de partager ces terres et nous nous engageons, en tant qu'organisation, en tant qu'ducateurs et en tant qu'individus, entretenir une relation continue qui reconnat et respecte les terres, les traditions et la culture du peuple Anishinaabe. La Commission scolaire Western Qubec s'engage btir une communaut ducative ayant pour objectif commun de raliser le potentiel de tous nos lves en cultivant un solide corps de soutien et l'excellence professionnelle, pdagogique et administrative. Nous encourageons donc les candidatures des Autochtones, ainsi que celles des autres groupes racialiss, des personnes vivant avec un handicap, des personnes de confession religieuse et des minorits de genre. En tant qu'organisation, nous nous efforons d'embaucher des personnes qui refltent les communauts que nous servons, et qui pratiquent l'amour de l'apprentissage tout au long de la vie, le travail d'quipe et l'thique professionnelle la plus leve. Nos efforts pour obtenir une main-d'uvre diversifie qui contribue un environnement de travail culturellement sr comprennent la mise en place de pratiques d'emploi proactives afin d'aborder les barrires systmiques et d'liminer les obstacles l'embauche et la rtention de personnes qualifies.Nature du travail En plus des tches dfinies la classe demplois de secrtaire, le rle principal et habituel de la personne salarie de cette classe demplois consiste voir, selon les instructions ou en collaboration, la bonne marche administrative de lcole ou du centre, notamment en assumant la responsabilit et la coordination des travaux administratifs du secrtariat de lcole ou du centre dducation des adultes ou du centre de formation professionnelle. Quelques Attributions Caractristiques Selon les instructions ou en collaboration, planifie et organise le travail du secrtariat de manire ce que lcole ou le centre se conforme aux diverses obligations administratives lgard de la commission scolaire, des ministres et divers organismes et respecter les chanciers de ces oprations et des diverses activits de lcole ou du centre; en fait le suivi et effectue les rappels appropris; elle prend connaissance des procdures administratives impliquant ses tches, de manire sy conformer et, au besoin, den informer les personnes concernes.

Selon les instructions et dans les limites de sa fonction, rpond aux demandes et dolances et apporte les solutions dans la mesure de sa comptence; en labsence de la direction et selon les instructions, elle informe sur les dcisions et directives normalement applicables aux problmes qui lui sont signals.

Collige les donnes ncessaires pour la prparation du budget, participe son laboration, voit son suivi et dresse des rapports sur les soldes budgtaires; effectue la tenue des livres comptables de lcole ou du centre et des activits parascolaires, le paiement des factures, des autres comptes et les dpts bancaires; signe conjointement des chques, concilie des comptes, tient une petite caisse et recueille les argents pour diverses activits ou campagnes de financement.

Compile les demandes de matriel du personnel de lcole ou du centre, effectue les calculs ncessaires, vrifie les disponibilits budgtaires et les prix auprs des fournisseurs; selon la politique en vigueur, procde aux achats ou remplit les bons de commande, rceptionne les marchandises et voit leur distribution.

Tient un magasin darticles scolaires. Dresse linventaire physique des immobilisations de lcole ou du centre et linventaire des livres de la bibliothque. Pour les rparations de matriel et dquipement, rquisitionne les services demands et sassure que les rparations ont t effectues.

Selon les instructions, dresse la liste des personnes disponibles pour la supplance du personnel enseignant et, selon les indications, voit au remplacement du personnel absent.

Responsable de la tenue de registres et dossiers concernant, entre autres, linscription et le classement des lves, lassiduit du personnel et des lves, la paie du personnel temporaire, les examens scolaires, les bulletins, la dclaration de leffectif scolaire et le transport scolaire; elle vrifie les donnes ncessaires, les saisit, produit et transmet les rapports; elle remplit divers formulaires.

Rpond aux besoins des lves : elle transmet, dans des situations inhabituelles, les messages particuliers et importants aux lves, aux parents et au personnel de lcole ou du centre et, au besoin, les rappelle aux personnes concernes; selon la politique en vigueur et dans la mesure de sa comptence, prend les mesures appropries dans les situations durgence; peut tre appele exercer la surveillance dlves dans des situations exceptionnelles et pour de courtes priodes; au besoin, prodigue les premiers soins; remplit les rapports requis.

Peut tre appele effectuer le prt de volumes et contrler le prt dappareils audiovisuels et sacquitter des tches administratives relatives la location ou au prt de salles, participer lorganisation matrielle dactivits ducatives en procdant notamment la rservation du transport.

Rpond aux demandes de renseignements sur le suivi des dossiers et des runions, les politiques, la rglementation ou autres sujets relis aux tches dont elle sacquitte et, au besoin, effectue des rappels; elle transmet la documentation pertinente; examine le courrier, recherche, recueille et agence les renseignements pertinents; dans les limites de sa fonction, prpare un projet de rponse, achemine le tout la personne concerne et en assure le suivi; prpare la synthse des problmes et questions complexes avant de les transmettre la personne concerne.

Voit lorganisation matrielle des runions, convoque les participantes et participants, prpare les dossiers ncessaires, rdige, selon les instructions reues, un projet dordre du jour en fonction des sujets recueillis et, au besoin, assiste ces runions et rdige un projet de compte rendu ou de procs-verbal.

Rdige, partir dindications sommaires, des notes de service ou des communiqus; elle participe llaboration du systme de classement; archive les documents de lcole ou du centre selon la politique en vigueur.

Utilise un ordinateur et les divers logiciels ncessaires lexcution de ses travaux tels que traitement de texte, bases de donnes, tableurs et programmes maison; effectue des recherches sur Internet; fait le suivi du courrier lectronique. Peut tre appele apporter une aide ponctuelle au personnel de lcole ou du centre pour lutilisation des logiciels et programmes propres leur travail commun.

Peut tre appele initier au travail les nouvelles ou nouveaux secrtaires dcole ou de centre ainsi qu coordonner le travail du personnel de soutien.

Au besoin, accomplit toute autre tche connexe. Qualifications requises Scolarit et exprience tre titulaire dun diplme dtudes professionnelles en secrtariat ou tre titulaire dun diplme de 5e anne du secondaire ou tre titulaire dun diplme ou dune attestation dtudes dont lquivalence est reconnue par lautorit comptente, et avoir quatre (4) annes dexprience pertinente.

Autre exigence

Avoir des connaissances en bureautique.

Bilingue (anglais et franais)

Autre exigence tre titulaire dun document datant dau plus trois (3) ans, attestant la russite : soit dun cours de secourisme gnral dune dure minimale de huit (8) heures;

soit dun cours dappoint dune dure minimale de six (6) heures visant la mise jour des connaissances acquises dans le cadre du cours mentionn au paragraphe prcdent.

Conditions de travail Salaire : 22.81 $ 27.10 $ de l'heure en fonction des qualifications, de la scolarit et de l'exprience

Date d'entre en fonction : TBD.

Le poste est rgi par la convention collective entre le CPNCA et LUnion indpendante des employs de soutien de la Commission Scolaire Western Qubec (S19).

LES CANDIDATURES DOIVENT TRE SOUMISES PAR LINTERMDIAIRE DE APPLYTOEDUCATION

https://westernquebec.ca/resources/careers/

avant le 4 juin 2024 16 heures

Seuls les candidats retenus pour un entretien seront contacts

School or Centre Secretary

Regular Full Time

35 hours per week

Western Quebec Career Centre

We, the Western Quebec School Board, acknowledge that the lands upon which we live, learn, and work are the traditional unceded territory of the Algonquin Anishinaabe peoples. We thank them for sharing these lands and commit, as an organization, as educators and as individuals, to an ongoing relationship that recognizes and respects the lands, traditions, and culture of the Anishinaabe people. The Western Quebec School Board is committed to building an educational community with the common purpose to realize the potential of all our students by cultivating a strong corps of support, professional, teaching, and administrative excellence. We, therefore, encourage applications from Indigenous people, as well as from other racialized people groups, persons living with a disability, people of religious faith, and gender minorities. As an organization, we strive to hire individuals who reflect the communities we serve, and who embody and practice a love of life-long learning, teamwork, and the highest professional ethics. Our efforts to achieve a diverse workforce that contributes to a culturally safe working environment include establishing proactive employment practices to address systemic barriers and removing obstacles to hiring and retaining qualified people. Nature of the Work In addition to the duties defined in the class of employment of secretary, the principal and customary work of an employee in this class of employment consists in ensuring, as instructed or in conjunction with others, the smooth operation of the school or centre by assuming the responsibility and coordination of the administrative tasks of school or adult education or vocational training centre secretaries. Characteristic functions As instructed or in conjunction with others, the employee plans and organizes secretarial work so that the school or centre complies with the various administrative obligations associated with the board, the ministries, and various organizations and meets the deadlines of the operations and the various school or centre activities; the employee carries out the follow-up and the appropriate reminders; takes note of the administrative procedures related to their tasks so that the employee may comply thereto and, if necessary, inform the persons concerned about them.

As instructed and within the limits of their duties, the employee responds to requests and complaints and tries to resolve problems within their competence; in the absence of the administration and as instructed, the employee provides information on the decisions and directives normally applicable to the problems reported to the employee.

The employee compiles the necessary information for the preparation of the budget, participates in preparing it, monitors it and prepares reports on the budget balances; keeps the accounting books of the school or centre and of extracurricular activities, pays invoices and other accounts and makes bank deposits; signs cheques jointly reconciles accounts, keeps petty cash and collects funds raised during fundraising events.

The employee compiles requests for material from school or centre staff, carries out the necessary calculations, verifies budget allocations and prices with suppliers; purchases goods or fills out purchase orders as well as receives and distributes goods according to the policy in effect.

The employee keeps a school supply store. The employee draws up the physical inventory of the schools or centres immovable and library books. As regards the repair of material and equipment, the employee requests the appropriate services and ensures that the necessary repairs are made.

As instructed, the employee prepares the list of teachers available for substitution and, as requested, ensures that absent employees are replaced.

The employee is responsible for keeping registers and files concerning, among others, student registration and placement, staff and student absences, temporary staff payroll, school exams, report cards, declaration of student enrolment and student transportation; verifies the necessary data, enters it, produces and forwards reports; fills out forms.

The employee responds to students needs and conveys, in unusual circumstances, specific and pertinent messages to students, parents and school or center staff and, if necessary, reminds those concerned; according to the policy in effect and within their competence, the employee takes the appropriate measures in emergency situations; may be required to supervise students in exceptional circumstances and for short periods; if necessary; administers first aid; completes the reports required.

The employee may be required to carry out the loan of books and oversee the loan of audiovisual equipment and carry out administrative tasks related to the loan and rental of rooms, participates in organizing the materials for educational activities, such as transportation reservations.

The employee responds to information requests on the follow-up of files and meetings, policies, regulations, or other subjects related to the duties performed and, if necessary, reminds those concerned; forwards the pertinent documentation; handles the mail as well as finds, gathers and compiles pertinent information; within the limits of the employees duties, the employee prepares a draft response, forwards it to the person concerned and ensures the follow-up; prepares a summary of complicated problems and issues before forwarding them to the person concerned.

The employee organizes meetings, convenes participants, and prepares the necessary files; The employee prepares, as instructed, a draft agenda of the subjects compiled and, if necessary, attends meetings and prepares a draft of the minutes; The employee drafts memorandums or bulletins from brief notes; takes part in setting up a filing system; archives school or centre documents according to the policy in effect;

The employee uses a computer and the necessary software to perform their duties related to word processing, database entry, spreadsheets, and in-house programs; carries out research on the Internet and follows up on e-mail messages. The employee may be required to help, on occasion, colleagues with the common software and programs used.

The employee may be required to train new school or centre secretaries and to coordinate the work of support staff.

If need be, the employee performs any other related duty. Qualifications Required Schooling and experience Hold a Diploma of Vocational Studies in Secretarial Studies, a Secondary School Diploma or a diploma or an attestation of studies recognized as equivalent by the competent authority, and have four (4) years of pertinent experience.

Other requirement Have a basic knowledge of office automation.

Bilingual (English & French)

Other requirement Hold a certificate dated no more than three (3) years attesting to the successful completion of: a standard first aid course of a minimum eight (8)-hour duration;

a refresher course of a minimum six (6)-hour duration updating the skills acquired in the course mentioned in subparagraph 1. Working Conditions Salary: $22.81 to $27.10 per hour based on qualifications; schooling; experience

Start Date: TBD.

The position is governed by the collective agreement between CPNCA and the independent association of support staff of the Western Quebec School Board (S19).APPLICATIONS MUST BE SUBMITTED THROUGH APPLYTOEDUCATION

https://westernquebec.ca/resources/careers/

by 4:00 p.m., June 4, 2024

Only those candidates chosen for interviews will be contacted.