Program for Students with learning disabilities, Seasonal position

Organization: Ministry of Education

Division: Provincial and Demonstration Schools Branch

City: Milton

Language of Position(s): English

Job Term: 1 Temporary - Seasonal Position September to June recurring

Job Code: 09OAD - Office Administration 09

Salary: $26.41 - $30.78 Per Hour*

*Indicates the salary listed as per the OPSEU Collective Agreement.

Understanding the job ad - definitions

Posting Status: Open

Job ID: 213564

(Competition # PDSB24-042) Join the team that's making a difference in the lives of Ontario's children and youth. The Ministry of Education, Provincial and Demonstration Schools Branch has an exciting opportunity for an experienced Seasonal School Secretary who will provide support to the Trillium Demonstration School in Milton.

OPS Commitment to Diversity, Inclusion, Accessibility, and Anti-Racism:

We are committed to build a workforce that reflects the communities we serve and to promote a diverse, anti-racist, inclusive, accessible, merit-based, respectful and equitable workplace.We invite all interested individuals to apply and encourage applications from people with disabilities, Indigenous, Black, and racialized individuals, as well as people from a diversity of ethnic and cultural origins, sexual orientations, gender identities and expressions.Visit the OPS Anti-Racism Policy and the OPS Diversity and Inclusion Blueprint pages to learn more about the OPS commitment to advance racial equity, accessibility, diversity, and inclusion in the public service.We offer employment accommodation across the recruitment process and all aspects of employment consistent with the requirements of Ontario's Human Rights Code . Refer to the "How to apply" section if you require a disability-related accommodation.

What can I expect to do in this role?

In this role you will provide secretarial and administrative support services to the school Principal and support the delivery of the education programs and services.

You will: Prepare a variety of documentation, and correspondence such as memos, reports, research documents, presentation materials.

File, retrieve and/or distribute a variety of correspondence.

Take meeting minutes and notes.

Provide reception services/answer calls/greet visitors/respond to general inquiries and monitor building access.

Make travel arrangements and set up meetings and event locations for the Principal.

Manage the school Principal's schedules and calendars.

Maintain and order supplies as required using a purchasing card and maintain/reconcile purchasing records.

Prepare and maintain financial contracts.

Manage the Student Information System, Power School software.

Knowledge/Experience of the Safe Schools Arrivals and Departures.

Knowledge/Experience maintaining Ontario Student Records.

Undertake various other clerical and administrative tasks as assigned.How do I qualify?

Knowledge and Experience

You have: Advanced administrative/secretarial experience.

Working knowledge of School Messenger.

Experience with managing the Student Information System.

Experience with managing the PowerSchool database.

Experience with Safe Schools Arrivals and Departures.

Demonstrated knowledge of office practices and administrative procedures.

Experience and proficiency using various software programs, including word processing, presentation, spreadsheet and database software.

Proficiency in preparing, formatting and coordinating a range of correspondence and documents.

Maintain and order supplies as required and prepare financial statements/reports and deliver in alternate formats as necessary.Technical Skills

You have: Demonstrated experience using personal computers and software applications to prepare correspondence, presentations, spreadsheets, databases, Microsoft Outlook and other standard software applications including Google Suite, School Messenger, PowerSchool.

Demonstrated experience using office equipment including photocopiers and facsimile machines.Organizational, Reasoning and Problem-Solving Skills

You have: Organizational, time management and administrative skills to organize high volume of administrative and secretarial services, to set priorities and meet deadlines, to ensure a coordinated and efficient flow of information within office, program and school areas.

Reasoning skills to determine what matters should be given priority when performing a variety of different administrative tasks with conflicting deadlines.

Reasoning and problem solving skills to determine appropriate action for sensitive inquiries.

Knowledge of Privacy Laws and Confidentiality.Communication and Customer Service Skills

You have: Proven verbal communication and interpersonal skills to communicate with and provide information to clients in a courteous and professional manner, on the telephone, electronically and in person.

Proven written communication skills to draft letters and memos. Additional Information:

Address: 1 English Temporary - Seasonal, duration up to 10 months, 347 Ontario St S, Milton, Central Region, Vulnerable Sector CheckCompensation Group: Ontario Public Service Employees Union

Understanding the job ad - definitions

Schedule: 3.7

Category: Education and Training

Posted on: Monday, April 15, 2024Note: In accordance with the Ontario Public Service (OPS), Employment Screening Checks Policy (ESCP), the top candidate(s) may be required to undergo a security screening check. Refer to the above to determine the screening checks that are required for this position. Required security screening checks along with your written consent, will be sent to the Transition and Security Office (TSO), Corporate Talent Programs Branch, Talent and Leadership Division to evaluate the results. If applicable, the TSO, with your written consent, will request and obtain any additional employment screening checks that were not obtained directly by you. A record under the Criminal Code and/or other federal offence record(s) does not automatically mean you will be ineligible for the position. The employment screening check(s) will only be reviewed and evaluated by the TSO for the purpose of making a security clearance decision. The details of an individual's employment screening check(s) will be considered in specific relation to the duties and responsibilities of the position being filled. Employment screening check records will be maintained by the TSO and kept strictly confidential.How to apply: You must submit your application using only one of the methods identified below.

Your cover letter and resume combined should not exceed five (5) pages. For tips and tools on how to write a concise cover letter and resume, review the Writing a Cover Letter and Resume: Tips, Tools and Resources .

Customize your cover letter and resume to the qualifications listed on the job ad. Using concrete examples, you must show how you demonstrated the requirements for this job. We rely on the information you provide to us.

Be sure to quote the Job ID number for this position.

OPS employees are required to quote their WIN EMPLOYEE ID number when applying.Send application to: PSBjobs@ontario.ca and quote Competition PDSB24-042.Collection of Information

Your personal information is being collected and will be used to determine your qualifications for employment with the Ontario Public Service, and for recruitment modernization initiatives. OPS Careers is an authorized common service in accordance with s. 6 of the Ministry of Government Services Act, R.S.O. 1990, c. M.25 and this collection of personal information is necessary to the proper administration of OPS Careers.

Please do not provide more personal information than what is asked of you. For example, do not include your social insurance number, photograph, or banking information, etc. with your application. We strongly encourage you not to provide us with information beyond that which is requested in the job posting.

If you have any questions about the collection, use, disclosure, or retention of your personal information, please contact us.

All external applicants (including former employees of the Ontario Public Service) applying to a competition in a ministry or Commission public body must disclose (either in the cover letter or resume) previous employment with the Ontario Public Service. Disclosure must include positions held, dates of employment and any active restrictions as applicable from being rehired by the Ontario Public Service. Active restrictions can include time and/or ministry-specific restrictions currently in force, and may preclude a former employee from being offered a position with the Ontario Public Service for a specific time period (e.g. one year), or from being offered a position with a specific ministry (either for a pre-determined time period or indefinitely). The circumstances around an employee's exit will be considered prior to an offer of employment. Remember: The deadline to apply is Monday, April 29, 2024 11:59 pm EDT . Late applications will not be accepted.We thank you for your interest. Only those selected for further screening or an interview will be contacted.

All Ontario Public Service external job advertisements are posted in English and French. To confirm the language requirements of a job, check the "language of position" information at the top of each job ad. For all positions, candidates will be assessed in English, the business language of the Ontario Public Service. For English/French designated bilingual positions, candidates will also be assessed through French-language proficiency testing.

The Ontario Public Service is an inclusive employer.

Accommodation is available under the Ontario's Human Rights Code .

Note: The only website where you can apply on-line for positions with the Ontario Public Service is http://www.gojobs.gov.on.ca

Postulez d'ici: le lundi 29 avril 2024 23h59min HAE

Secrtaire d'cole Programme pour les lves ayant des troubles d'apprentissage

Organisme: Ministre de l'ducation

Division: Direction des coles provinciales et d'application

Ville: Milton

Langue du ou des postes: anglais

Conditions: 1 Temporaire(s) saisonnier de septembre juin, renouvelable

Code du poste: 09OAD - Personnel de bureau 09

Salaire: 26,41 $ - 30,78 $ de l'heure*

*Indique la rmunration numre selon la convention collective conclue avec le SEFPO.

Comprendre l'avis d'emploi vacant - dfinitions

Type de concours: Ouvert

Numro du concours: 213564

Concours nO PDSB24-042 Joignez l'quipe qui fait une diffrence dans la vie des enfants et des jeunes de l'Ontario. La Direction des coles provinciales et d'application du ministre de l'ducation recherche une personne avec exprience pour le poste saisonnier de secrtaire d'cole qui apportera son soutien l'cole d'application Trillium de Milton.

Engagement de la FPO l'gard de la diversit, de l'inclusion, de l'accessibilit et de la lutte contre le racisme :

Nous sommes rsolus btir une main-d'uvre reprsentative des gens que nous servons, de mme qu' promouvoir la diversit, l'antiracisme, l'inclusion, l'accessibilit, le mrite, le respect et l'quit en milieu de travail.Nous invitons toutes les personnes intresses postuler, tout particulirement les personnes handicapes, autochtones, noires, racises, de diverses origines ethniques et culturelles, de diverses orientations sexuelles et de diverses identits et expressions de genre.Rendez-vous sur les pages prsentant la Politique de la FPO pour la lutte contre le racisme et le Plan directeur pour l'inclusion et la diversit au sein de la FPO pour en savoir plus sur son engagement l'gard de l'galit raciale, de l'accessibilit, de la diversit et de l'inclusion dans la fonction publique.Nous offrons des mesures d'adaptation des emplois tout au long du processus de recrutement et pour tout ce qui touche l'emploi, conformment au Code des droits de la personne de l'Ontario. Si vous avez besoin que l'on prenne des mesures d'adaptation lies un handicap, veuillez vous reporter aux instructions ci-dessous.

Quelles seront mes fonctions dans ce poste?

ce titre, vous fournirez des services de secrtariat et d'appui administratif la direction de l'cole et contribuerez la mise en uvre des programmes et services ducatifs.

Vous devrez : prparer une varit de documents et de correspondance tels que des mmos, des rapports, des documents de recherche et des supports de prsentation;

classer, rcuprer ou distribuer une varit de correspondance;

rdiger les procs-verbaux et les notes des runions;

fournir des services de rception, rpondre aux appels, accueillir la visite, rpondre aux demandes de renseignements gnraux et surveiller l'accs au btiment;

organiser les dplacements et fixer les lieux des runions et des vnements pour la direction;

grer les horaires et les calendriers pour la direction de l'cole;

maintenir le stock et commander les fournitures ncessaires l'aide d'une carte d'achat et maintenir/compiler les dossiers d'achat;

prparer et tenir jour les contrats financiers;

grer le systme de renseignements de la population tudiante, le logiciel Power School;

possder une connaissance et une exprience des arrives et dparts en scurit dans les coles;

dtenir des habilets et une exprience de la tenue des dossiers de la population tudiante de l'Ontario;

assumer diverses autres tches administratives et de bureau. quelles exigences dois-je rpondre?

Connaissances et exprience

Vous possdez les comptences suivantes : Exprience avance en matire d'administration et de secrtariat;

Connaissance pratique de School Messenger;

Exprience de la gestion du systme de renseignements sur la population tudiante;

Exprience de la gestion de la base de donnes PowerSchool;

Exprience en matire d'arrives et de dparts en toute scurit des coles;

Connaissance avre des pratiques de bureau et des procdures administratives;

Exprience et comptence dans l'utilisation de divers logiciels, y compris les logiciels de traitement de texte, de prsentation, de feuille de calcul et de base de donnes;

Matrise de la prparation, de la mise en forme et de la coordination d'une srie de correspondances et de documents;

Exprience dans la gestion de stock et la commande des fournitures ncessaires, ainsi que dans la prparation des tats et rapports financiers et la prsentation desdists documents sous d'autres formes si ncessaire.Comptences techniques

Vous dtenez les comptences suivantes : Exprience avre de l'utilisation d'ordinateurs personnels et d'applications logicielles pour prparer la correspondance, les prsentations, les feuilles de calcul, les bases de donnes, Microsoft Outlook et d'autres applications logicielles standard, notamment Google Suite, School Messenger, PowerSchool;

Exprience avre de l'utilisation d'quipements de bureau, notamment de photocopieurs et de tlcopieurs.Comptences en matire d'organisation, de raisonnement et de rsolution de problmes

Vous disposez des aptitudes suivantes : Comptences en matire d'organisation, de gestion du temps et d'administration pour organiser un volume important de services administratifs et de secrtariat, pour fixer des priorits et respecter les dlais, pour assurer un flux de renseignements coordonn et efficace au sein du bureau, du programme et de l'cole;

Capacit de raisonnement pour dterminer les questions traiter en priorit lors de l'excution d'une srie de tches administratives diffrentes dans des dlais contradictoires;

Aptitude au raisonnement et la rsolution de problmes pour dterminer les mesures prendre en cas de questions dlicates;

Connaissance des lois sur la protection de la vie prive et de la confidentialit.

Comptences en matire de communication et de service la clientle

Vous disposez des aptitudes suivantes : Comptences avres en matire de communication verbale et de relations interpersonnelles pour communiquer avec la clientle et lui fournir des renseignements de manire courtoise et professionnelle, au tlphone, par courriel et en personne.

Comptences avres en matire de communication crite pour rdiger des lettres et des notes de service.Renseignements supplmentaires:

Adresse: 1 anglais Temporaire(s) - Saisonnier(s), dure jusqu' 10 mois, 347, RUE ONTARIO S, Milton, Rgion Centre, Vrification des antcdents en vue d'un travail auprs de personnes vulnrablesGroupe de rmunration: Syndicat des employes et employs de la fonction publique de l'Ontario

Comprendre l'avis d'emploi vacant - dfinitions

Horaire: 3.7

Catgorie: ducation et formation

Date de publication: le lundi 15 avril 2024Note: Conformment la Politique relative aux vrifications de scurit du personnel de la fonction publique de l'Ontario, les meilleurs candidats pourraient tre tenus de se soumettre une enqute de scurit gnrale. Reportez-vous ce qui prcde pour dterminer les vrifications de prslection ncessaires pour ce poste. Les vrifications des antecedents du personnel requises, accompagnes de votre consentement crit, seront envoyes au Bureau de la transition et de la scurit (TSO), Direction des programmes relatifs au talent pour la FPO, la Division du talent et du leadership pour valuer les rsultats. Si necessaire, le TSO, avec votre consentement crit, demandera et obtiendra toute autre vrification des antcdents additionnels que vous n'auriez pas obtenue directement. Un casier judiciaire pour une infraction au Code criminel ou une autre infraction fdrale ne signifie pas automatiquement que vous ne serez pas admissible au poste. Le BTS examinera et valuera les vrifications de scurit uniquement aux fins de la prise d'une dcision au sujet de l'attestation de scurit. Les dtails des vrifications de scurit seront pris en considration en fonction des fonctions et responsabilits propres au poste pourvoir. Les dossiers de vrification de l'emploi seront conservs par le BTS dans la plus stricte confidentialit.Comment postuler : Vous devez postuler en utilisant un seul des modes de candidature indiqus ci-dessous.

Votre lettre d'accompagnement et votre curriculum vitae runis doivent avoir un maximum de cinq (5) pages. Pour des conseils et des outils qui vous aideront rdiger une lettre d'accompagnement et un curriculum vitae concis, consultez Rdaction d'une lettre d'accompagnement et d'un Curriculum vitae : conseils, outils et ressources .

Adaptez votre lettre d'accompagnement et votre curriculum vitae en fonction des exigences figurant dans l'offre d'emploi. En utilisant des exemples concrets, vous devez faire ressortir en quoi vos aptitudes et vos comptences correspondent aux exigences du poste. Nous comptons sur les renseignements que vous nous fournissez.

N'oubliez pas de mentionner le numro du concours correspondant ce poste.

Les membres de la FPO doivent indiquer leur numro d'employ RIRH (WIN Employee ID Number) lorsqu'ils prsentent leur candidature un poste.O postuler : PSBjobs@ontario.ca en mentionnant le numro de concours PDSB24-042.Collecte de renseignements

Vos renseignements personnels sont recueillis en vue de servir valuer vos qualifications dans le cadre d'un emploi dans la fonction publique de l'Ontario et des initiatives de modernisation du recrutement. Carrires FPO est un service commun autoris conformment l'article 6 de la Loi sur le ministre des Services gouvernementaux, L.R.O. 1990, chap. M.25. Cette collecte de renseignements personnels est ncessaire la bonne gestion de Carrires FPO.

Ne donnez pas plus de renseignements personnels que ceux qui sont demands dans l'offre d'emploi. Par exemple, ne fournissez pas votre numro d'assurance sociale, vos coordonnes bancaires, votre photographie, etc. avec votre demande.

Si vous avez des questions concernant la collecte, l'utilisation, la divulgation ou la conservation de vos renseignements personnels, contactez-nous .

Tous les candidats un emploi (y compris les anciens fonctionnaires de l'Ontario) qui participent un concours dans un ministre ou un organisme public rattach la Commission doivent divulguer (dans leur lettre d'accompagnement ou leur curriculum vit) un emploi occup antrieurement au sein de la fonction publique de l'Ontario. Les renseignements divulgus doivent comprendre les postes occups, les dates d'emploi et, le cas chant, toutes restrictions en vigueur limitant leur remploi dans la fonction publique de l'Ontario. Les restrictions en vigueur peuvent comprendre des restrictions de temps ou lies des ministres en particulier, et elles peuvent empcher d'offrir un ancien employ un emploi au sein de la fonction publique de l'Ontario pendant une certaine priode (p. ex., un an) ou dans un certain ministre (pendant une priode prdtermine ou indfiniment). Les circonstances entourant le dpart d'un employ seront prises en considration avant qu'une offre d'emploi ne lui soit faite.

Rappel : La date limite de candidature est le lundi 29 avril 2024 23h59min HAE . Les candidatures reues en retard seront refuses.Nous vous remercions de l'intrt que vous portez ce poste. Cependant, nous communiquerons avec vous uniquement dans le cadre du processus de prslection ou pour vous convoquer une entrevue.

Toutes les offres d'emploi externes de la fonction publique de l'Ontario sont affiches en anglais et en franais. Pour connatre les exigences linguistiques, vrifiez les renseignements sur la langue du poste figurant dans le haut de chaque offre d'emploi. Pour tous les postes, l'valuation des candidates et candidats se fera en anglais, la langue usuelle de la fonction publique de l'Ontario. En ce qui concerne les postes dsigns bilingues, la matrise du franais des candidates et candidats sera galement value.

La fonction publique de l'Ontario est un employeur inclusif.

Toute adaptation ncessaire sera ralise conformment au Code des droits de la personne de l'Ontario. noter : http://www.gojobs.gov.on.ca est l'unique site Web qui accepte des candidatures en ligne pour un poste dans la fonction publique de l'Ontario.

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